지난번에 만든 기준 이번에도 맞았나요?

PRACTICAL CASE

지급수수료 300건에 지난번 기준을 적용해 결산에서 지급수수료를 검토하며 네 가지 기준을 남겼다고 가정해보겠습니다.

• •신규: 전월에 없던 거래인가
• •변동: 전월 대비 금액이 크게 달라졌는가
• •변경: 거래처 또는 계정이 달라졌는가
• •기간: 비용 귀속기간을 다시 확인해야 하는가

이번 결산에 다시 적용하면 세 가지 결과가 나옵니다.

여기서 중요한 것은 기준을 많이 만드는 것이 아닙니다. 실제로 다시 확인한 이유를 반영하면서 다음 결산에서 처음부터 볼 거래를 줄이는 것입니다.

기준을 다시 써보면 자동화할 부분도 보입니다. 회계 업무에는 이미 수많은 기준이 있습니다.

• •중요성, 금액, 비용, 귀속기간,자산과 비용의 구분, 매입세액 공제 여부, 미지급비용 인식 여부

문제는 기준이 없어서가 아닙니다.

실제 결산에서 내가 어떤 거래에 그 기준을 적용하는지가 실무자의 머릿속에만 있는 경우가 많다는 것입니다.

예를 들어 지급수수료에서도 모든 거래를 똑같이 보지 않습니다. 처음 보는 거래라 확인하고, 금액이 달라져서 확인하고, 계정이 달라져서 확인하고, 귀속기간이 걸려서 다시 봅니다.

이 판단을 밖으로 꺼내면 역할을 나눌 수 있습니다. 이번 결산에서 쓴 검토 기준 하나를 다음 데이터에 적용할 때, 아래 세 조건으로 그 기준의 상태를 표시합니다.

• •유지: 이 기준이 실제로 확인이 필요한 거래만 걸러냈다면 그대로 유지합니다. 걸린 건 대부분이 판단할 가치가 있었는지 봅니다.
• •수정: 볼 필요 없는 거래가 다수 걸렸다면 임계값, 대상 범위, 조건을 좁혀 수정합니다. 무엇을 왜 좁혔는지 한 줄로 남깁니다.
• •추가: 기준에 걸리지 않았는데 실제로 확인이 필요했던 거래가 있었다면, 그 거래의 공통점을 새 기준으로 추가합니다.

세 조건 모두 회사 정책과 중요성 기준에 따라 임계값이 달라집니다. 유지, 수정, 추가는 정답이 아니라 다음 데이터로 다시 검증할 상태 표시입니다.

그래서 기준을 정리한다는 것은 새로운 회계 원칙을 만드는 일이 아닙니다. 이미 내가 사용하고 있는 회계 판단을 다음에도 다시 사용할 수 있는 조건으로 바꾸는 일입니다. 저도 이 기준을 정리하는 것에서 시작해 3일 걸리던 결산 보고 업무를 1일로 줄였습니다.

실무에서는 이렇게 했습니다.

1. 결산 보고

결산에서 반복해서 확인하는 기준을 먼저 정리하고, 데이터 취합과 비교는 시스템으로, 차이와 원인 판단은 사람이 하도록 나눴습니다. 그 결과 약 3일 걸리던 결산 보고 업무를 1일로 줄였습니다.

2. 부가세 신고

부가세 신고에서도 반복 검증과 사람이 판단할 항목을 먼저 구분했습니다. 데이터 취합과 검증은 자동화하고 오류와 예외 거래를 사람이 확인하도록 바꾸면서 신고 리드타임을 75% 줄였습니다.

두 업무의 시작은 같았습니다. 무엇을 확인하고, 어떤 차이를 다시 보고, 어디까지 사람이 판단할지 먼저 정하는 것. 기준이 정리되고 나서야 반복 업무를 시스템에 넘길 수 있었습니다.

이번 결산에서 10분만 해보세요 지난 결산에서 검토했던 계정 하나를 고릅니다. 그리고 기존 기준을 이번 데이터에 다시 적용해봅니다.

• •필요한 거래를 잘 찾았다 (유지)
• •불필요한 거래까지 많이 잡혔다 (수정)
• •기준에는 없었지만 결국 다시 확인한 거래가 있었다 (추가)

마지막으로 숫자 세 개만 남깁니다.

• •전체 거래 n건
• •기준에 걸린 거래 n건
• •실제로 추가 검토가 필요했던 거래 n건

이 숫자가 다음 결산에서 기준이 실제로 일을 줄이고 있는지 확인할 출발점이 됩니다.

곧 분기결산과 부가세 신고가 이어집니다. 이번에 기준을 한번 점검해두면 다음 업무를 시작하는 방식부터 달라질 수 있습니다.

• •분기결산: 전체 거래에서 특이사항을 찾는 대신 이번 분기에 달라진 거래 목록에서 원인을 확인할 수 있습니다.
• •부가세 신고: 전체 거래를 다시 확인하는 대신 신규 거래, 증빙 변경, 공제 여부, 공급시기 등 다시 판단해야 할 거래부터 확인할 수 있습니다.

월 결산 → 분기결산 → 부가세 신고에서 같은 기준을 반복해서 사용할 수 있습니다.

한 번의 업무를 빨리 끝내기 위한 기준이 아니라 다음 업무에서 무엇부터 볼지 정해주는 기준이 됩니다.